Проведення інвентаризації обов'язково: випадки, порядок, строки

Опубликованно 11.09.2018 04:15

Інвентаризація представлена спеціальною процедурою звірки наявних цінностей, товарів, грошей або основних коштів компанії з тими значеннями, які є в офіційних документах підприємства. Вона може проводитися в обов'язковому порядку або за ініціативою керівництва компанії. Проведення інвентаризації обов'язково для деяких компаній, а також цей процес неодмінно проводиться щороку у всіх фірмах. Основною метою названої процедури виступає виявлення різних невідповідностей і нестач. Багато фірм не усвідомлюють цінність цього процесу, тому він використовується тільки в якості формальності. Хоча якщо грамотно підійти до інвентаризації, то з її допомогою можна виявити недостачі або надлишки. Призначення процесу

Багато починаючі підприємці замислюються про те, чи обов'язково проведення інвентаризації і які цілі можуть досягатися за рахунок цього процесу. Процедура представлена систематичним обліком матеріальних цінностей і коштів, для чого проводиться звірення фактичних показників з даними з офіційних документів.

Основною метою інвентаризації виступає виявлення розбіжностей. Вони можуть з'являтися з різних підстав: вплив на цінності факторів природного характеру, тому сюди включається усушка, псування через неправильне зберігання, випаровування або втрати, що виникають під час перевезення товарів; незаконні дії з боку працівників компанії, наприклад, виконання неправильних вимірів, допущення обважень або зовсім розкрадання цінностей; проблеми, що з'являються під час ведення бухобліку, тому нерідко виявляються після інвентаризації різні помилки, виправлення, неточності, описки чи інші двозначності в документах.

Виходячи з цього, систематичне проведення перевірки дозволяє будь-якому керівнику компанії своєчасно виявляти різні порушення і проблеми.

Функції перевірки

Проведення інвентаризації товарів обов'язково передбачає використання різних функцій процедури: Об'єктивно оцінюються умови, при яких здійснюється зберігання різних товарів, причому така оцінка є об'єктивною. Визначається, наскільки правильно і грамотно здійснюється ведення різних документів в компанії. Відображаються особливості складського господарства в фірмі. Оцінюється повнота і правильність бухобліку. Грантируется профілактика різних зловживань і порушень з боку найманих фахівців.

За рахунок таких численних функцій проведення інвентаризації вважається важливим процесом у будь-якій компанії. Випадки обов'язкового проведення інвентаризації

Деякі компанії повинні проводити процедуру в обов'язковому порядку на підставі вимог законодавства. Інформація про те, в яких випадках проведення інвентаризації обов'язково, міститься у наступних нормативних актах: у ФЗ №402 «ПРО бухоблік»; у методичних рекомендаціях, затверджених Наказом Мінфіну №49.

Неодмінно перевірка проводиться в наступних ситуаціях: при наданні майна в оренду; продажу або викупу активів, що належать компанії; перетворенні державного або муніципального підприємства; перед формуванням річної звітності; при призначенні нового матеріально відповідальної особи в компанії; при виявленні псування цінностей або розкрадання майна; після стихійних лих чи інших НС; при реорганізації компанії; перед ліквідацією організації; в інших ситуаціях, які передбачені законодавством.

Проведення інвентаризації обов'язково перед складанням річної звітності. Такий процес дозволяє не тільки врахувати вимоги законодавства, але і запобігти різні помилки чи недостачі в бухгалтерських паперах. Зазвичай компанії виконують перевірку щорічно перед закінченням календарного року.

Інвентаризація щодо основних засобів проводиться раз у три роки. Кожен керівник повинен знати всі випадки обов'язкового проведення інвентаризації. Додатково він може самостійно призначати перевірку, якщо є сумніви в чесності роботи тих чи інших найманих фахівців.

Як встановлюється порядок процесу

Проведення інвентаризації обов'язково передбачає врахування вимог, що містяться в Методичних рекомендаціях. Численні нюанси визначаються безпосередніми керівниками компаній. Для цього фіксуються правила установчої документації.

Директор компанії може визначити деякі важливі моменти: коли потрібно виконувати процес; скільки разів на рік може здійснюватися інвентаризація; в який час здійснюється процес; скільки часу він триває; які активи неодмінно перевіряються; хто є членом або головою інвентаризаційної комісії.

Відповіді на всі ці питання закріплюються в установчої документації. Проведення інвентаризації обов'язково у разі зміни матеріально відповідальних осіб. За таких умов новий найманий спеціаліст може бути впевнений, що нестачі, що виникли при його попереднику, ніяким чином не будуть перенесені на нього. Що перевіряється?

Інвентаризація може проводитися щодо різного майна, тому виділяється перевірка грошових коштів, основних активів, матеріалів або інших предметів. Під час процедури оцінюються всі майна та зобов'язання, наявні в компанії та її підрозділах. Перевірці піддаються наступні елементи: основні засоби фірми, що застосовуються для ведення діяльності; нематеріальні активи компанії; різні фінансові вкладення; товари і матеріали; незавершене виробництво; гроші на рахунках і в касі; цінні папери і БСО; розрахунки з контрагентами, покупцями, ФНС, різними фондами та іншими дебіторами або кредиторами; резерви; активи і зобов'язання підприємства.

В якому випадку проведення інвентаризації матеріалів обов'язково? Така перевірка виконується при появі підозри, що наймані фахівці компанії зловживають своїми повноваженнями, тому виявляється розкрадання або недостача.

Перевірці підлягає не тільки майно, власником якого є компанія, але і цінності, які розташовуються на позабалансових рахунках. На них у підприємства відсутнє право власності, але вони застосовуються в процесі роботи на основі орендного договору або інших угод.

Етапи процесу

Проведення інвентаризації майна обов'язково передбачає виконання послідовних дій. Тому процес ділиться на етапи: Видається наказ керівником про необхідність проведення інвентаризації. Скликається інвентаризаційна комісія, причому в неї повинні входити спеціалісти, які зацікавлені в результатах перевірки. Визначаються строки, протягом яких буде виконана процедура. Вибирається майно, подвергаемое оцінці. Матеріально відповідальні особи компанії передають роботодавцю розписки. Роздруковуються опису цінностей в компанії, створені для кожної матеріально відповідальної особи. Проводиться безпосередня перевірка, що полягає у зважуванні, зіставленні фактичної кількості з даними документів, обмеривании, підрахунку та інших аналогічних діях. Порівнюються відомості з описом інвентаризації з інформацією, наявною в бухгалтерських документах, що дозволяє виявити всі розбіжності Формуються звіряльні відомості, за допомогою яких можна виявити причини розбіжностей. Оформляються результати перевірки, для чого складається відповідний акт. Якщо виявляються недостачі й інші проблеми, то проводиться в компанії розслідування, метою якого виступає визначення винуватців. Виявлені порушники притягуються до адміністративної або кримінальної відповідальності в залежності від особливостей порушень.

Закінчити інвентаризацію треба до безпосередньої підготовки, підписання та здачі річної звітності в ФНС. Процедура проведення інвентаризації обов'язково закінчується складанням спеціального звіту.

Правила складання звіту

За результатами перевірки формується звіт. В нього включаються такі відомості: дата проведення інвентаризації; дані про членів інвентаризаційної комісії; строк, протягом якого була виконана процедура; перевіряється майно компанії; виявлені проблеми і нестачі; підписи всіх перевіряючих.

Хоча проведення інвентаризації обов'язково перед складанням річної звітності, будь-який керівник компанії може почати процес без вагомих підстав. Для цього видається відповідний наказ, після чого працівники підприємства зобов'язані виконати процедуру. Обов'язки інвентаризаційної комісії

Проведення інвентаризації обов'язково за законом, тому в кожній компанії має створюватись спеціальний орган, відповідальний за перевірку та облік. Він називається ліквідаційною комісією. У неї є деякі обов'язки: застосування різних профілактичних заходів, спрямованих на збереження майна підприємства; участь у різних спорах, що належать до зберігання або псування майнових цінностей; контроль за правильністю складання різних документів, які стосуються майна фірми; проведення інвентаризації на підставі наказу керівництва компанії; підготовка звіту за результатами перевірки; проведення слідства, спрямованого на виявлення винуватця різних порушень і проблем.

Всі ці дії повинні виконуватись виключно співробітниками фірми, які не зацікавлені в результатах перевірки.

Хто входить у комісію

При формуванні комісії зазвичай залучаються до роботи наступні фахівці: адміністративні працівники; фахівці бухгалтерського відділу; внутрішні аудитори; нерідко залучаються навіть незалежні експерти; представники різних посад, наявних в штатному розкладі організації.

Якщо в компанії є невелика кількість різного майна, то часто обов'язок по проведенню інвентаризації перекладається на ревізійну комісію, якщо вона є у фірмі.

Якщо при проведенні перевірки виявляється, що відсутня навіть один член комісії, то результати процедури визнаються недійсними. Відповідальність за відмову від інвентаризації

Деякі власники компаній навмисно відмовляються проводити перевірку з різних причин. Не передбачається у законодавстві відповідальність за таке рішення. Але ФПС може оштрафувати компанію, якщо з'ясується, що в отриманій бухгалтерської звітності є невідповідність або помилки.

Рекомендації фахівців

При проведенні інвентаризації в компанії доцільно користуватися певними рекомендаціями. До них відносяться наступні: За 10 днів до перевірки видається керівником відповідний наказ, реєструється в журналі. Допускається формувати комісію не тільки постійний, але й разову або робочу. Якщо в організації використовується багато ТМЦ, то рішення про необхідність проведення вибіркової інвентаризації приймається керівником на підставі поточної ситуації в компанії. Всі члени комісії повинні займатися перевіркою, а інакше результати легко визнаються недійсними. Під час процесу залучаються матеріально відповідальні особи. Керівництво фірми повинно забезпечити умови для швидкого і простого виконання процесу. Нерідко перевірка займає досить багато часу, а особливо це стосується компаній, в яких використовується велика кількість матеріалів або відвантажується і приймається безліч товарів.

Під час інвентаризації члени комісії повинні враховувати вимоги законодавства.

Терміни проведення

Керівником компанії визначається, як часто буде виконуватися перевірка. Але при цьому враховуються певні рекомендації, тому на складі інвентаризація проводиться не рідше одного разу на рік.

Магазини повинні перевіряється двічі на рік. Матеріали і товари оцінюються неодмінно перед складанням річної звітності. Перевірка зазвичай проводиться протягом трьох днів, але іноді процес затягується на кілька тижнів. Висновок

Інвентаризація є обов'язковим процесом для будь-якої компанії. Вона передбачає порівняння наявних матеріалів та товарів з тією кількістю, яка зазначена в документації фірми. Процес виконується спеціальною комісією.

Відсутня у законодавстві інформація про відповідальність за відмову в проведенні інвентаризації, але якщо податкові інспектори виявлять у звітності помилки і порушення, то компанії доведеться сплачувати значні штрафи. Автор: Марина Лобачова 14 Серпня, 2018

Категория: Автотехника